ثبت نمایندگی داخلی یکی از اقداماتی می باشد که طبق قانون 220 مدنی باید توسط افرادی که می خواهند شرکت خود را تاسیس کنند انجام شود. هر شرکت بنا به اساسنامه تنظیم شده ای که دارد می تواند ثبت نمایندگی داخلی شرکت خود را هم انجام دهد. اگر ثبت نمایندگی داخلی همان زمانی که شرکت را تاسیس می کردید در اساسنامه وجود داشته باشد می توانید در آن زمان ثبت نمایندگی داخلی خود را انجام دهید. در غیر اینصورت باید بعد از اینکه شرکت خود را تاسیس کردید و فعالیت های شرکت را انجام دادید برای ثبت نمایندگی داخلی اقدام کنید.
بر اساس قوانینی که وجود دارد هر شرکت می تواند بعد از اینکه فعالیت های خود را شروع کرد و یا اینکه هر زمانی که تاسیس شد برای ثبت نمایندگی داخلی و یا خارجی اقدام کند. در ادامه برخی از مدارکی را که برای ثبت نمایندگی داخلی نیاز دارید را بیان می کنیم.
مدارک ثبت نمایندگی داخلی
همانطوری که بیان کردیم شرکت هایی که تاسیس می شوند می توانند ثبت نمایندگی داخلی خود را انجام دهند که برای ثبت نمایندگی داخلی به مدارکی نیاز دارند که آنها را بیان می کنیم.
- تمامی مدارک شناسایی اعضای هیات مدیره و مدیر شعبه باید اراه داده شود تا به ثبت نمایندگی داخلی رسیدگی های مورد نظر را انجام دهند.
- صورت جلسه ای که در مجمع عمومی فوق العاده شرکت متقاضی وجود داشته است و تنظیم کرده اند را اید ارائه دهند. دقت داشته باشید که اگر شرکتی شعبه خود را تاسیس کرده باشد این صورتجلسه توسط اعضای هیات مدیره شرکت تنظیم می شود که بعد از آن باید به اداره ثبت شرکت ها ارائه شود.
- صورتجلسه را که باید ارائه شود همراه با اساسنامه ای می باشد که تمامی آخرین تغییرات شرکت در آن درج شده است.
- هزینه هایی که باید برای ثبت نمایندگی داخلی پرداخت شود را باید پرداخت کنید.
- صورتجلسه ای که ارائه می شود باید توسط کارشناسانی که با این امور آشنایی کاملی دارند مورد بررسی قرار گیرد تا صحت آن را بیان کنند.
- در صورتی که ایراد و نقصی در صورتجلسه وجود نداشته باشد کارشناسان آن را تایید می کنند.
- بع از تاسیس شعبه باید نمایندگی خود را به ثبت برسانند.
- بعد از اینکه با ثبت نمایندگی داخلی موافقت شود باید آگهی ثبت آن را در روزنامه درج کنند، روزنامه هایی که آگهی را در آن درج می کنند باید رسمی و کثیر الانتشار باشد.
دقت داشته باشید که تمامی مراحل بالا باید در حوزه فعالیتی انجام شود که شرکت مربوطه فعالیت های خود را انجام می دهد.
شرایط ثبت نمایندگی داخلی
اگر شرکتی بخواهد نمایندگی خود را در شهرهای دیگر تاسیس کند باید مدارک مورد نیاز شرکت را به اداره ثبت شرکت ها تحویل دهد.در ادامه مدارکی که برای ثبت نمایندگی داخلی در شهرستان ها مورد نیاز است را بیان می کنیم.
- صورتجلسه ای که در مجمع عمومی فوق العاده تشکیل شده است باید ارائه شود. در صورتی که هنگام تاسیس شعبه در اساسنامه شرکت این صورتجلسه قید شده باشد، دیگر نیازی نیست صورتجلسه ای جدید تنظیم کنید.
- یک نسخه از اساسنامه شرکت را به همراه آگهی شرکت که در روزنامه درج شده است را باید ارائه دهید.
- ثبت شعبه را باید در روزنامه هایی که رسمی و کثیر الانتشار هستند درج کنید.
قوانین ثبت نمایندگی داخلی
بعد از اینکه شما مدارک مورد نیاز ثبت نمایندگی داخلی را به اداره ثبت تحویل دادید و مراحل ثبت را به خوبی طی کردید باید بدانید که برخی قوانین و قواعد وجود دارد که آنها را باید رعایت کنید. با رعایت کردن این قوانین می توانید نمایندگی خود را به خوبی اداره کنید و در عملکرد خود موفق باشید. در ادامه برخی از این قوانین را بیان می کنیم.
- باید خدمات پس از فروش کالا ارائه شود تا مشتریان از خرید خود مطمئن باشند و با خیالی راحت تقاضاهای خود را بیان کنند. اگر شما خدمات پس از فروش کالا را ارائه دهید در فروش محصولات خود بسیار موفق تر خواهید شد.
- عملیات اجرایی قراردادهایی که بین افراد منعقد می شود باید به خوبی انجام شود تا محصولات به راحتی به فروش برسند.
- برای سرمایه گذارانی که می خواهند برای ثبت نمایندگی داخلی سرمایه گذاری کنند باید زمینه مناسبی فراهم شود. این زمینه ها باید کارشناسی شده و دقیق باشند تا بعدها مشکلی به وجود نیاید. از آنجایی که امکان دارد برخی از این سرمایه گذاران خارجی باشند باید نهایت دقت را در زمینه های سرمایه گذاری داشته باشید.
- اگر می خواهید در کشورهای دیگر فعالیت کنید بهتر است که با شرکت های فنی و مهندسی که در ایران فعالیت می کنند همکاری نمایید تا بتوانید فعالیت های خود را گسترش دهید.
- تمامی فعالیت هایی که می خواهید در شرکت انجام دهید باید به واسطه دستگاه های دولتی به رسمیت شناخته شود. همچنین برای تمامی فعالیت ها باید از ادارات مربوطه مجوزهای لازم را کسب کنید.
این فعالیت ها می تواند شامل حمل و نقل، خدمات بانکی، بازاریابی، بیمه و بازرسی کالا و … باشد.
نکته مهمی که در این مورد وجود دارد این است که، اگر شما نمایندگی شرکت خود را در هر مکانی ثبت کنید باید فعالیت های شرکت اصلی را انجام دهید و اینکه فعالیت های نمایندگی باید دقیقا همان فعالیت هایی باشد که در شرکت اصلی انجام می شود. اگر شرایط به غیر از این باشد از فعالیت های نمایندگی جلوگیری می شود.
یکی دیگر از نکاتی هنگام ثبت نمایندگی داخلی باید به آن دقت داشته باشید این است که بدانید تمامی فعالیت هایی که در نمایندگی انجام می دهید زیر نظر مراجع می باشد و در صورتی که هرگونه تخلفی از شما سر زده شود، با شما برخورد قانونی خواهد شد و شرکت اصلی باید پاسخگوی تخلفات نمایندگی باشد.
همچنین اگر نمایندگی شرکت خود را در خارج از کشور هم به ثبت برسانید همین وضعیت را خواهید داشت. باید شرکت اصلی که در ایران به ثبت رسیده است پاسخگوی نمایندگی های خارج از کشور باشد.
