تنظیم صورت جلسه نقل و انتقال در شرکت به چه صورت می باشد؟
یکی از مهم ترین اقدامات و اتفاقات که برای هر شرکت ممکن است بروز یابد نقل و انتقال سهام آن شرکت است که برای همگان از اهمیت فوق العاده ای برخوردار می باشد. همانطور که می دانید هر شرکتی خود دارای سهام و سرمایه خاصی می باشد که توسط اعضا و سهامداران این سرمایه جمع آوری می شود از این رو برای نقل و انتقال آن نیازمند به صورت جلسه ای می باشیم. صورت جلسه تغییرات شرکت و موسسات خود دارای اصول و ضوابط خاصی می باشد که باید همه جزئیات آن در نظر گرفته شود. با توجه به اینکه هر یک از شرکت ها پیش از اینکه شروع به فعالیت نمایند و … نیازمند به ثبت می باشند صورت جلسه تغییرات شرکت و موسسات نیز باید به صورت دقیق بررسی و ثبت شود تا این فعالیت و تغییر کاملا قانونی قلمداد شود.
صورت جلسه تغییرات شرکت و موسسات خود می تواند متضمن موضوعات خاص باشد که از جمله آن مباحث افزایش و کاهش سرمایه مربوط به شرکت، ورود و خروج شریک و افرادی که به شرکت اضافه و یا از آن کم می شوند، نقل و انتقال سرمایه موجود در شرکت، تغییر آدرس موسسه و شرکت بنا به دلایل خاص و … می باشد که این موارد از جمله نکاتی می باشند که نیازمند به تنظیم صورت جلسه تغییرات شرکت و موسسات است و چنانچه خلاف آن عمل شود از این رو افراد نمی توانند اقدامات مناسب و قانونی را به جای آورند. نکته قابل توجه این است که نخستین گام برای تنظیم صورت جلسه تغییرات شرکت و موسسات تکمیل اطلاعات مربوط به این زمینه است و این صورت جلسه باید زیر نظر مجمع عمومی باشد و اصول و ضوابط خاص آن در نظر گرفته شود.
مدارک لازم جهت تنظیم صورت جلسه تغییرات شرکت و موسسات:
- ارائه فتوکپی از روزنامه رسمی تاسیس شرکت
- ارائه فتوکپی مربوط به روزنامه های تغییرات ایجاد شده در شرکت
- ارائه فتوکپی های شرکتنامه پشت و رو
- ارائه تقاضانامه شرکت پشت و رو که به عنوان یکی از مهم ترین مدارک برای تنظیم صورت جلسه تغییرات شرکت و موسسات به شمار می رود.
- ارائه اظهارنامه مربوط به شرکت به صورت پشت ورو
- ارائه فتوکپی شناسنامه و کارت ملی تمامی اعضا و شرکا که از اصولی ترین مدارک برای تنظیم صورت جلسه تغییرات شرکت و موسسات می باشد.
- ارائه فتوکپی برابر با اصل شناسنامه و کارت ملی افرادی که جدیدالورود به آن شرکت یا موسسه می باشند.
- ارائه اصل مدارک احراز هویت افرادی که از آن شرکت یا موسسه خارج می شوند و حضور آن افراد جهت امضا و ثبت اثر انگشت در اداره ثبت شرکت ها که این خود یکی از مهم ترین مدارک برای تنظیم صورت جلسه تغییرات شرکت و موسسات است.
- ثبت و ارائه آدرس محل جدید و کد پستی ده رقمی که این خود در صورتی است که مکان فعلی شرکت تغییر کرده باشد.
نکته: یکی از نکات قابل توجه این است که در برخی شرایط دستور انحلال شرکت صادر می شود که در این زمان لازم است تمامی اعضای ان شرکت یا موسسه در آن جلسه حضور داشته باشد که این نکته از الزامات تنظیم صورت جلسه تغییرات شرکت و موسسات می باشد.
نکات مهم پیرامون تنظیم صورت جلسه تغییرات شرکت و موسسات:
زمانی که صورت جلسه تغییرات شرکت و موسسات تنظیم می شود و به ثبت میرسد اطلاعاتی در آن برگه ذکر و یادآوری می شود که این اختیارات در قلمرو وظایف و مسئولیت های مجمع عمومی فوق العاده است و پس از انجام مذاکرات و جلساتی آن اقدام صورت می گیرد. اولین نکته در زمان تنظیم صورت جلسه تغییرات شرکت و موسسات برگزاری مجمع عمومی فوق العاده است و سپس به تهیه و تدوین صورت جلسه در دو نسخه اقدام می شود که لازم است کلیه شرکا آن را تایید و امضا نمایند.
پس از انجام این مراحل باید به واحد ارجاع اداره ثبت مراجعه و صورت جلسه را به آن اداره تحویل دهد و اقدامات بعدی پیگیری شود. با توجه به اینکه صورت جلسه تغییرات شرکت و موسسات از اهمیت بسیار زیادی برخوردار می باشد از این رو رعایت اصول و نکات آن الزامی است در این صورت جلسه باید مشخصات و اطلاعات مربوط به تمامی اعضای شرکت کننده ذکر شده باشد و همچنین سمت آنها امری ضروری است.
نکته: با توجه به اینکه هر گونه تغییر که بر روی شرکت حاصل شود نیازمند به ثبت صورت جلسه تغییرات شرکت و موسسات می باشد و این عمل از طریق شرکت در جلسات امکان پذیر است. پس از اینکه تمامی مراحل قانونی برای این ثبت در نظر گرفته شد لازم است همچون ثبت سایر شرکت ها این اقدامات در روزنامه رسمی کشور به ثبت برسد و به عموم مردم اطلاع رسانی شود.
نکته قابل توجه این است برای تنظیم صورت جلسه تغییرات شرکت و موسسات نه تنها به صورت حضوری و با رعایت اصول فوق الذکر می توان اقدامات لازم را انجام داد بلکه به صورت اینترنتی نیز می توان این مراحل را طی کرد که اکنون به شرح ان می پردازیم:
در این روش ابتدا باید به سامانه ثبت شرکت ها مراجعه شود و گام نخست برای انجام این کار درج اطلاعات مربوط به شرت می باشد که در طی این روند تمامی جزئیات مربوط به شرکت باید به ثبت برسد. گام دوم درج اطلاعات مربوط به جلسه است که در خلال آن تمامی اطلاعات مربوط به جلسه و تنظیم صورت جلسه تغییرات شرکت و موسسات ذکر و به ثبت می رسد. در گام سوم تصمیمات جلسه مربوط به این اقدامات درج می شود و راجع به آن نقد و بررسی هایی صورت می گیرد. در گام چهارم که اصولا در بین تمامی شرکت ها امری مشترک می باشد انتخاب نام شرکت است که باید از اصول و قوانین خاص خود برخوردار باشد.
در گام پنجم باید اشخاصی که در آن جلسه حضور دارند به درج برسد یعنی به گونه ای که تمامی اطلاعات شخصی آن افراد به صورت کتبی قید شود و سپس در گام بعد باید سمت و مسئولیت هر یک از آن اشخاص درج شود. در گام هفتم باید ارتباط و انسجام بین اشخاصی که در آن جلسه حضور دارند به صورت کامل و دقیق تعیین شود. در گام هشتم مدارک مورد نیاز برای این اقدامات باید مشخص شود و سپس ارائه شود و در نهایت صورت جلسه تغییرات شرکت و موسسات درج شود. در هر یک از این مراحل باید اصول و ضوابط خاص خود در نظر گرفته شود تا بتوان در این کار به موفقیت زیادی دست یافت.
